Для организации любой выбор новой системы или платформы – это всегда важное решение. Особенную важность приобретает выбор решения, которое будут использовать все сотрудники и от которого зависит эффективность работы, удобство и общее удовлетворение коллег. Не стоит также забывать о компромиссах: всегда хочется получить больше возможностей за меньшие деньги. Какие же аспекты необходимо рассматривать при выборе беспроводных систем презентаций и на чем не стоит экономить?
Насколько безопасная система?
Безопасность — пожалуй один из главнейших параметров современных корпоративных систем, но к сожалению, на рынке существуют откровенно уязвимые решения. Получение доступа к устройству, смена паролей администратора и модератора – эти и другие проблемы вполне реальны, когда производитель не уделяет внимания безопасности, не организует проверку систем должным образом, в том числе тестирование в независимых сторонних компаниях.
Именно поэтому первое, в чем нужно убедиться при выборе системы презентаций, – насколько она безопасна, и как реализуется и поддерживается эта безопасность:
Совместима ли система с политикой безопасности компании?
Зашифрован ли трафик между системой и пользовательскими устройствами?
Как часто и какие тестирования проходит система?
Если производитель действительно уделяет большое внимание главному фактору – он не обойдется общими фразами.
Это беспроводная система или же просто замена кабеля?
Перейдем к вопросам удобства и эффективности. Когда пользователь подключает кабель от ноутбука к большому дисплею, он просто дублирует экран. При этом не появляется никаких новых возможностей. Если беспроводная система презентаций делает то же самое, не имея в арсенале никаких дополнительных возможностей, которые бы улучшили эффективность и удобство работы, то пользователь таких систем приобрел замену обычному кабелю.
Беспроводная система презентации – это инструмент для коллабораций и обмена идеями, а значит она должна обеспечивать намного больше, чем просто отображение информации с личных устройств на большом дисплее.
Будет полезно заранее определить, какие функции необходимы, отметить минусы текущей используемой системы. При этом, как мы уже писали выше, важно думать о всем коллективе: разные отделы и сотрудники могут иметь различные пожелания.
Поддерживает ли система возможность создания заметок на большом экране?
Сколько пользователей могут одновременно передавать контент на один дисплей?
Как удаленные пользователи участвуют во встрече?
Наконец, запросите список функций и возможностей устройства, а также примеров их использования. Вопросов может быть гораздо больше, поэтому также рекомендуем запросить сравнение с конкурентными решениями, которое часто в удобной форме показывает плюсы и минусы систем.
Масштабируемость и перспективность системы
На фоне технологического прогресса, который дарит нам все новые и новые возможности, расширяются компании и их потребности. Важно, чтобы система для решения задач могла подстраиваться под актуальные требования и включать новые возможности.
Системы, в которых масштабируемость реализована путем использования нескольких аппаратных решений для каждого участника, – не лучший выбор: устройства могут потеряться, сломаться, устареть или попросту стать не выгодными для компании. Если вы приобретаете систему на годы, узнайте:
Какое оборудование используется для создания системы презентаций?
Бывают ли обновления систем и расширение функционала? Как это реализовано?
Какие устройства можно использовать с системой презентаций?
В основе любой современной системы презентаций лежит философия BYOD (Bring Your Own Device), которая предполагает использование личных цифровых устройств в рабочем процессе для решения повседневных задач. Большое разнообразие устройств приводит к появлению проблемы несовместимости.
По-настоящему удобной системе презентаций совершенно не важно, какие устройства у ваших коллег, будь то Mac, ПК, iOS или Android. Различные типы ноутбуков, планшетов и смартфонов передают любую информацию на общие дисплеи. Узнайте, возможно ли такое с системой, которую вы выбрали:
Какие устройства поддерживает система?
С какими типами устройств система не совместима?
Поддерживает ли система технологии AirPlay и Miracast?
Возможно ли интеграция с решениями сторонних производителей?
Какие преимущества может предоставить система вне встреч и презентаций?
В заключение стоит отметить, что беспроводные системы презентаций хотя и созданы для проведения совещаний и обсуждения вопросов, могут быть полезными и вне встреч, а значит и лучше окупаться. Например, популярна функция получения аналитических данных о всех мероприятиях: она позволяет лучше узнать о том, как проходят встречи в компаниях, и оптимизировать рабочие процессы. Также можно использовать систему в неактивное время как Digital Signage инструмент: информируйте сотрудников офиса, воспроизводите брендированные или рекламные ролики и пр.